Как оформить отпуск сотруднику в 2026 году: пошаговая инструкция

Что изменилось для отпусков в 2026 году

Сама процедура оформления осталась прежней, но три параметра, от которых зависят деньги, обновились. Во-первых, МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽ (федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ), а значит вырос «пол» для отпускных: сотрудник, отработавший полную норму, за каждый полный месяц отпуска не может получить меньше МРОТ. Минимальный средний дневной заработок в 2026 году — 924,67 ₽ (27 093 ÷ 29,3).

Во-вторых, отпускные по-прежнему считаются по правилам о среднем заработке, но ссылаться в расчётах нужно уже на постановление Правительства от 24.04.2025 № 540, которое с 1 сентября 2025 года заменило известное постановление № 922. Подход в целом тот же — выплаты за 12 месяцев, делённые на отработанное время, — однако перечень учитываемых выплат расширен: в него прямо включены денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда. Это может увеличить сумму отпускных, и это надо учитывать при планировании фонда оплаты труда.

В-третьих, производственный календарь на 2026 год утверждён постановлением Правительства от 24.09.2025 № 1466: переносы — с субботы 3 января на пятницу 9 января и с воскресенья 4 января на четверг 31 декабря. В итоге в январе длинный период отдыха с 1 по 11 января, а рабочих дней в 2026 году — 247. Это важно для тех, кто планирует отпуска на январь: праздничные дни в число дней отпуска не входят, а вот перенесённые выходные — входят.

Сколько дней отпуска положено работнику

Базовая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней в году (ст. 115 ТК РФ). Первый отпуск новичок получает право взять уже через шесть месяцев работы в компании (ст. 122 ТК РФ), а по договорённости с работодателем — и раньше. Отдельным категориям положено больше:

К дней основного отпуска добавляются отпуска «за счёт компании», предусмотренные локальными актами: за стаж, за выслугу, по коллективному договору. Всё это суммируется, и именно общее количество дней фигурирует в расчётах компенсации при увольнении.

Пошаговый порядок оформления

Оформление отпуска — это пять документов и три жёстких срока. Порядок такой:

1. График отпусков. Документ, который утверждается до наступления календарного года — не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). По графику отпуска идут без заявлений: работодатель сам уведомляет работника. График обязателен и для ИП-работодателя, и для ООО любого размера. Как составить его на 2027 год — в отдельной инструкции с чек-листом.
2. Уведомление о начале отпуска. Если отпуск идёт по графику, работодатель письменно, под роспись, сообщает о дате начала не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Это самый часто нарушаемый срок в малом бизнесе: отпуск запланирован, но бумагу работнику никто не вручил.
3. Заявление работника. Нужно, если отпуск берётся не по графику — по договорённости, за свой счёт, при особых обстоятельствах. Готовый бланк можно скачать в нашем шаблоне заявления на отпуск.
4. Приказ. Унифицированная форма Т-6 или собственная форма, закреплённая в учётной политике. Приказ издаётся до начала отпуска, работник знакомится под роспись.
5. Расчёт и выплата отпускных. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). «За три дня» означает: если отпуск с понедельника 5-го, деньги должны прийти не позднее четверга 1-го. Несоблюдение срока — это компенсация работнику по ст. 236 ТК РФ (1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки) и штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как рассчитать отпускные в 2026 году: формула и пример

Механика расчёта описана в ст. 139 ТК РФ и постановлении № 540. Средний дневной заработок — это выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска, делённые на 12 и на среднемесячное число календарных дней 29,3:

Отпускные = (выплаты за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3) × количество дней отпуска.

Из расчётного периода исключаются больничные, командировки, предыдущие отпуска и другие дни, когда работник не работал с сохранением среднего заработка или без него. Не учитываются и суммы, начисленные за эти периоды. Годовые премии включаются в расчёт, квартальные — пропорционально отработанному времени.

Пример. Оклад сотрудника — 60 000 ₽ в месяц, расчётный период отработан полностью. Выплаты за год — 720 000 ₽. Средний дневной заработок: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 ₽. Отпуск на 14 дней: 2 047,78 × 14 = 28 669 ₽. С этой суммы удерживается НДФЛ 13% (3 727 ₽), на руки работник получает 24 942 ₽. Отпускные облагаются страховыми взносами как обычная зарплата, а перечислить НДФЛ с отпускных нужно не позднее 5-го числа следующего месяца.

Если фактический средний заработок оказался ниже расчёта из МРОТ, отпускные доплачиваются до минимума: в 2026 году это 924,67 ₽ за день, то есть за полный месяц отпуска сотрудник с полной занятостью должен получить не меньше 27 093 ₽. Быстро посчитать сумму для конкретного сотрудника можно в калькуляторе отпускных — он учитывает и неполные месяцы, и компенсацию при увольнении.

Дни, которые не расходуют отпуск

Отпуск считается в календарных днях, но нерабочие праздничные дни, попавшие внутрь периода, в число дней отпуска не входят и не оплачиваются как отпускные (ст. 120 ТК РФ). Пример: отпуск оформлен со 2 по 15 ноября 2026 года — это 14 календарных дней, но внутри периода есть праздник 4 ноября (среда). Работник отдыхает до 16-го включительно, а из дней отпуска расходуются только 14. Перенесённые выходные (например, 9 января 2026 года) — не праздники, они в отпуск входят и расходуются как обычные дни.

Деление на части, отзыв и продление

Отпуск можно делить на части, но по соглашению сторон и так, чтобы хотя бы одна часть была не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Схема «7 + 7 + 7 + 7» законна только если работник согласен; навязать её в одностороннем порядке нельзя. Отозвать работника из отпуска можно исключительно с его письменного согласия, а неиспользованная часть предоставляется в удобное для него время в течение текущего года или присоединяется к отпуску следующего года.

Если работник заболел во время отпуска, отпуск продлевается на число дней больничного или переносится на согласованный срок (ст. 124 ТК РФ). Дни болезни оплачиваются отдельным пособием, а не отпускными — кто и за какие дни платит, разбираем в материале «Больничный в 2026: оформление и оплата». То же правило работает, если работник исполнял во время отпуска государственные обязанности. А вот продление «по семейным обстоятельствам» — на усмотрение работодателя, закон такой обязанности не устанавливает.

Компенсация вместо отпуска: когда можно деньгами

Заменить деньгами можно только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, и только по письменному заявлению работника (ст. 126 ТК РФ). Если у работника ровно 28 дней — заменить их деньгами нельзя, даже если отпуск накопился за несколько лет: неиспользованные дни сгорают только в момент увольнения, а в период работы обязанность работодателя — их предоставить. По ст. 124 ТК РФ не предоставлять отпуск больше двух лет подряд запрещено.

При увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные дни — это не право, а обязанность работодателя (ст. 127 ТК РФ). Кому нельзя заменять отпуск деньгами даже с их согласия: беременным женщинам, работникам до 18 лет и занятым на вредных и опасных условиях труда.

Пять ошибок, за которые штрафует ГИТ

Большинство штрафов по отпускам в малом бизнесе повторяются из года в год. Проверьте себя по списку:

1. Нет графика отпусков или он утверждён позже 17 декабря. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: ИП — 1–5 тыс. ₽, ООО — 30–50 тыс. ₽.
2. Работника не уведомили за две недели о дате начала отпуска по графику — нарушение ст. 123 ТК РФ, тот же штраф.
3. Отпускные выплачены позже, чем за 3 дня до отпуска, — компенсация по ст. 236 ТК РФ плюс штраф. Дата списания со счёта не считается: деньги должны дойти до работника.
4. 28 дней заменены компенсацией в период работы — прямое нарушение ст. 126 ТК РФ, особенно частое у работников, «которые всё равно не пойдут отдыхать».
5. Отпуск без приказа — «мы договорились на словах». При недовольстве работника или проверке такой отпуск не существует вовсе: работник вправе требовать оплаты этих дней как обычного рабочего времени.

Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ за повторное нарушение выше: ИП — до 20 тыс. ₽ (или приостановление деятельности до 90 дней), ООО — до 70 тыс. ₽. Экономика простая: одна минута на уведомление дешевле, чем любой из этих штрафов.

Отпускные и зарплата: почему в «отпускном» месяце зарплата ниже

Частый вопрос работников, за которым стоит понятная математика. Отпускные считаются из календарных дней (29,3 в среднемесяце), а оклад делится на рабочие дни конкретного месяца. Рабочих дней в месяце меньше, чем календарных, поэтому стоимость одного рабочего дня выше средней стоимости дня отпуска. Если сотрудник отработал в июле (23 рабочих дня) 10 дней и остальное время был в отпуске, его зарплата за отработанные дни будет меньше полного оклада — это нормально и не является недоплатой. Предупредите сотрудников заранее: споры из-за «уменьшившейся зарплаты» — типовая причина обращений в трудовую инспекцию.

Главное

• Отпуск — 28 календарных дней в году; первое право на него возникает через 6 месяцев работы. Отдельным категориям — удлинённый (до 18 лет — 31 день, инвалидам — 30, педагогам — 42–56).
• Три срока: график на следующий год — до 17 декабря; уведомление по графику — за две недели; отпускные — не позднее чем за 3 календарных дня.
• Отпускные в 2026 году считаются по постановлению № 540: выплаты за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3 × дни. Полностью отработавший год сотрудник с окладом 60 000 ₽ получает за 14 дней 28 669 ₽.
• Минимум для полной занятости — от МРОТ 27 093 ₽: минимальный средний дневной заработок 924,67 ₽, за полный месяц отпуска — не меньше МРОТ.
• Праздники внутри отпуска не расходуют дни, перенесённые выходные — расходуют. Делить отпуск можно только на части от 14 дней; заменить деньгами можно лишь всё, что свыше 28.
• При увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные дни — за минуту посчитает калькулятор компенсации.

Частые вопросы

Обязательно ли заявление на отпуск, если есть график? Нет. Если отпуск идёт по графику, основание — уведомление работодателя и приказ. Заявление нужно при переносе, раннем отпуске, отпуске без сохранения зарплаты и других отклонениях от графика.

Работник хочет отпуск через два месяца после трудоустройства. Обязаны ли дать? По общему правилу право на первый отпуск возникает через 6 месяцев, но по соглашению сторон можно и раньше. Обязаны предоставить независимо от стажа беременным перед декретом, работникам до 18 лет и мужьям в период отпуска жены по беременности и родам.

Можно ли отозвать работника из отпуска? Только с его письменного согласия. Отказ отзыва — не дисциплинарный проступок, наказать за него нельзя. Неиспользованная часть предоставляется в удобное время работника.

Как быть, если работник заболел перед отпуском? Отпуск переносится на согласованный срок или по графику с учётом пожелания работника (ст. 124 ТК РФ). Если болезнь началась во время отпуска — отпуск продлевается на дни больничного автоматически по листку нетрудоспособности.

Чем грозит отпуск «на словах», без приказа? Для работника — риск, что эти дни сочтут прогулом; для работодателя — отсутствие документов: при проверке или конфликте дни придётся оплачивать повторно, плюс штраф за нарушение порядка оформления.