Самозанятый вместо сотрудника: когда можно и чем рискует бизнес

Сначала решите, кого вы ищете

Бизнесу может быть нужен конкретный результат: фотографии десяти товаров, настройка сайта, ремонт помещения. А может — человек, который каждый рабочий день выполняет поручения руководителя. Во втором случае начинать разговор с предложения «оформите самозанятость» — плохая идея.

По статье 15 ТК РФ нельзя заключать гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения. Название документа, регистрация в «Моём налоге» и согласие самого исполнителя этого запрета не снимают. При споре оценивают, как всё устроено на деле: документы, переписку, задания, выплаты и объяснения сторон.

При этом длительное сотрудничество само по себе не запрещено. Бухгалтер может ежемесячно оказывать согласованный набор услуг, а специалист — обслуживать оборудование. Не всякая услуга заканчивается вещью, которую можно положить на стол. Важно, сохраняет ли исполнитель самостоятельность или фактически занимает рабочее место в вашей команде.

Ни один пункт таблицы не является автоматическим приговором. Для ремонта нужен доступ в помещение заказчика; для защиты данных — его компьютер; для абонентского обслуживания — регулярная оплата. Значение имеет сочетание обстоятельств. Не нужно специально менять даты платежей или запрещать человеку пользоваться вашим оборудованием, чтобы «пройти проверку»: это не исправляет трудовые отношения.

Два похожих заказа — два разных риска

Пример 1. Фотограф для каталога. Магазин согласовал 40 обработанных снимков, требования к свету, срок и цену. Фотограф сам планирует съёмку, передаёт файлы, исправляет оговорённые недостатки и выдаёт чек. Это похоже на самостоятельную услугу. Даже если магазин заказывает новую съёмку каждый месяц, одной регулярности недостаточно для вывода о трудовых отношениях.

Пример 2. Администратор магазина. Человек работает по сменам, открывает торговую точку, принимает поставки, выполняет распоряжения управляющего и согласует выходные. Ему предлагают оформлять чеки за «консультационные услуги». Здесь бумажное название расходится с ежедневной работой. Нужен трудовой договор, а не более убедительное описание услуги.

Оба примера условные. Они помогают задать правильные вопросы, но не заменяют оценку конкретных обстоятельств. Если нужен штатный человек, используйте образец трудового договора и адаптируйте его под должность и условия труда.

Два года после увольнения: что именно запрещено

Пункт 8 части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ исключает из НПД доходы от работ и услуг по гражданско-правовым договорам с нынешним работодателем и с бывшим работодателем, если с увольнения прошло менее двух лет.

Это не общий запрет на любые сделки с бывшим сотрудником. Это запрет применять НПД к таким выплатам за работы и услуги. Например, разовый самостоятельный заказ бывшему сотруднику возможен по обычному гражданско-правовому договору, если он не прикрывает трудовые отношения. Но для исполнителя без статуса ИП организация или ИП-заказчик в общем случае удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Чек НПД не даёт освобождения. Если исполнитель зарегистрирован как ИП, налоговые обязанности нужно разбирать отдельно с учётом его режима.

Предположим, менеджер уволился несколько месяцев назад и теперь предлагает бывшей компании услуги настройки рекламы. Даже если это новая задача и работа действительно самостоятельная, двухлетнее ограничение для НПД остаётся. После двух лет оно исчезнет, но запрет на подмену трудовых отношений продолжит действовать.

Работать по трудовому договору в одной компании и выполнять самостоятельные заказы для другой можно, если соблюдены условия НПД. А увольнение и повторное оформление у того же работодателя «с понедельника как самозанятого» вопрос не решает. Сам порядок прекращения трудового договора разобран в инструкции по увольнению сотрудника.

Как оформить нормальную работу с подрядчиком

1. Проверьте исполнителя и вид деятельности. По ИНН и дате проверьте статус в сервисе ФНС. Сохраните результат. Уточните, не работал ли человек у вас по трудовому договору в последние два года. Отдельно проверьте ограничения режима: в частности, НПД не подходит для перепродажи чужих товаров и большинства агентских схем, а лимит учитываемого дохода — 2,4 млн рублей за календарный год.

2. Опишите заказ так, чтобы его можно было принять. «Маркетинговые услуги» — слишком мало для понимания сделки. «Подготовить пять макетов по заданию, передать исходники до указанной даты, внести один согласованный раунд правок» — уже понятнее. Для регулярного обслуживания определите состав услуг и способ подтверждения их оказания.

3. Договоритесь о деньгах и документах. Зафиксируйте цену, аванс, этапы, порядок приёмки и передачи чека, уведомление об утрате права на НПД. По необходимости добавьте условия о правах на фотографии, тексты или дизайн и о конфиденциальности. Фраза «исполнитель самостоятельно платит все налоги» не отменяет обязанностей заказчика, установленных законом.

4. Сохраняйте следы настоящей работы. Задание, готовые файлы, отчёт, переписка о приёмке и акт выполненных работ помогают подтвердить содержание заказа. Не оформляйте одинаковые акты без описания услуг только ради папки с документами.

За основу можно взять шаблон договора с самозанятым. Он требует адаптации: договорные штрафы в образце — условия сторон, а не универсальные штрафы государства. И никакой шаблон не меняет фактический порядок работы.

Чек: что попросить и когда

Чек из «Моего налога» подтверждает расчёт. Для выплат физлицу без статуса ИП, которые действительно подпадают под НПД, он нужен для освобождения от страховых взносов по части 1 статьи 15 закона № 422-ФЗ. Для признания расходов у заказчика на соответствующем налоговом режиме чек также необходим. Сам по себе он не доказывает, что услуга оказана: поэтому остальные документы тоже сохраняют.

Сообщите исполнителю ИНН заказчика. В чеке проверьте исполнителя, сумму и содержание услуги, ИНН вашей организации или ИП; откройте ссылку или QR-код и убедитесь, что чек существует. Получать чек нужно на каждый расчёт, включая аванс, а не один раз при заключении договора.

По части 3 статьи 14 закона № 422-ФЗ при расчёте наличными или электронными средствами платежа чек формируют и передают в момент расчёта. При иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа следующего месяца. Поэтому правило «любой перевод — чек до девятого» некорректно. На практике удобнее согласовать передачу чека сразу после получения оплаты.

Если чек аннулирован, сначала выясните причину: возврат денег, ошибка или неправомерная отмена. При исправлении попросите корректный чек и сохраните переписку. Если права на НПД уже нет, остановите новые выплаты на прежних условиях и передайте ситуацию бухгалтеру: порядок расчётов зависит в том числе от того, является ли исполнитель ИП. Проверка статуса перед каждым платежом снижает риск пропустить такую перемену.

Чем обойдётся подмена трудовых отношений

Здесь нет одного штрафа, которым можно заранее ограничить потери. Налоговые последствия и требования по трудовому законодательству — разные вопросы.

• Налоги и взносы. Возможны доначисления НДФЛ и страховых взносов, пени и налоговые штрафы. Расчёт зависит от выплат, периода, применимых тарифов и обстоятельств нарушения.
• Трудовые гарантии. При признании отношений трудовыми они считаются возникшими со дня фактического допуска к работе. Могут возникнуть требования об отпускных, компенсациях и других положенных работнику выплатах.
• Административная ответственность. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает за подмену трудового договора штраф для должностных лиц 10–20 тыс. рублей, для ИП 5–10 тыс., для организаций 50–100 тыс. При повторном аналогичном нарушении по части 5 — для ИП 30–40 тыс., для организаций 100–200 тыс.; для должностных лиц предусмотрена дисквалификация на 1–3 года.

Это общие санкции соответствующих частей статьи, а не готовый расчёт для любой компании: при назначении наказания учитываются применимые специальные правила и обстоятельства дела. Обещание «самозанятый всегда экономит 30 тысяч в месяц» столь же ненадёжно — сумма зависит от вознаграждения, налоговых условий и реального формата работы.

Если человек уже работает как штатный, не переписывайте задним числом задания и акты. Разберите ситуацию с бухгалтером и специалистом по трудовому праву: оформите реальные отношения и определите, какие расчёты и отчётность нужно исправить.

Проверка перед первой оплатой

1. Понятно, какую работу или услугу вы покупаете и как проверите её выполнение.
2. Исполнитель организует работу самостоятельно; договор соответствует реальным отношениям.
3. Вы не являетесь его нынешним работодателем; после прежнего трудового договора прошло не менее двух лет.
4. Статус НПД подтверждён на нужную дату, деятельность допускает этот режим.
5. Согласованы цена, приёмка, чеки и уведомление об утрате статуса.
6. Заказчик сообщил свой ИНН, назначен человек, который проверит и сохранит чек.

Если не сходятся первые два пункта, начните с выбора правильного договора. Если вопрос только в статусе или документах — устраните его до расчёта. Это дешевле, чем потом искать в переписке доказательства того, о чём вы когда-то договорились.

Частые вопросы

Можно ли работать с одним самозанятым каждый месяц?

Да. Регулярность сама по себе не запрещена. Важно, чтобы исполнитель оказывал самостоятельные услуги, а договор не прикрывал трудовую функцию и подчинение внутреннему распорядку.

Один заказчик — это автоматически трудовые отношения?

Нет. Закон не устанавливает обязательного минимального числа заказчиков. Но зависимость от одного бизнеса вместе с графиком, контролем процесса и другими признаками может учитываться при оценке отношений.

Можно ли платить бывшему сотруднику через «Мой налог»?

За работы и услуги — не с применением НПД, если после увольнения прошло менее двух лет. После этого срока нужно по-прежнему проверять, не подменяет ли договор трудовые отношения.

Достаточно ли чека, чтобы не было претензий?

Нет. Чек подтверждает расчёт, но не самостоятельность исполнителя и не содержание оказанных услуг. Нужны действующий статус, допустимость НПД для выплаты и документы о реальной работе.

Если человек сам попросил оформить его самозанятым?

Это не разрешает подменять трудовые отношения. Формат оформления должен соответствовать фактической работе, даже если обе стороны предпочли бы другой вариант.