Что произошло с 1 сентября

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ сделал электронную транспортную накладную (ЭТрН) основной формой документа при коммерческих автоперевозках грузов. Документ создаётся в утверждённом формате, подписывается электронной подписью и передаётся в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Доступ к ней одновременно имеют ФНС, ГИБДД и Ространснадзор: каждая ведомство видит перевозку со своей стороны — налоговая сверяет документы с учётом, ГИБДД проверяет их на дороге, Ространснадзор контролирует участников рынка.

Требование распространяется на всех участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора. Форма бизнеса и размер парка значения не имеют — обязанность касается и ООО, и ИП даже с одной машиной. Важен сам факт: груз везёт коммерческий транспорт, значит, документы на перевозку должны быть электронными.

Быстрая проверка: если вы платите за доставку или берёте деньги за перевозку — новый порядок касается вас. Если возите что-то только на себя своим транспортом — по накладной требования другие, но путевой лист всё равно нужен.

Какие документы теперь электронные

Электронные перевозочные документы — это не одна накладная, а набор документов, каждый из которых имеет свой формат:

  • ЭТрН — электронная транспортная накладная, цифровой аналог бумажной. Подтверждает, что отправитель передал груз водителю, а получатель принял его в пункте назначения.
  • Заказ-заявка — по ней стороны договариваются об условиях перевозки: что, куда и за сколько везут.
  • Электронный путевой лист (ЭПЛ) — сведения о водителе, маршруте, транспортном средстве.
  • Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки — если в цепочке участвует экспедитор.

Механика простая: отправитель формирует ЭТрН и подписывает своей подписью, перевозчик подписывает свою часть, получатель подтверждает приёмку. Статусы видны всем сторонам в реальном времени, «потерять» документ невозможно, а подделывать бессмысленно — система фиксирует, кто, когда и что подписал.

Кого касаются новые правила, а кого нет

Электронная накладная обязательна, когда перевозка — часть бизнеса. Типичные ситуации, где без ЭТрН не обойтись:

  • вы доставляете продукцию клиентам своим или наёмным транспортом, и доставка выделена отдельной услугой;
  • ваш товар везёт сторонний перевозчик или экспедитор — даже если маршрут идёт между вашими собственными складами;
  • вы заказываете у поставщика товары «с доставкой» — при приёмке вам, как грузополучателю, нужно подписать свою часть ЭТрН.

Случаи, когда электронная накладная не нужна:

  • вы возите грузы своим транспортом для внутренних нужд — между своими магазинами или складами;
  • доставляете товар покупателям-физлицам собственным транспортом;
  • доставка входит в цену товара и отдельной услугой не считается.

Но обратите внимание: даже там, где накладная не нужна, путевой лист оформляется по-прежнему — это отдельный документ со своими правилами.

Где бумага всё ещё легальна

Полного запрета бумаги нет. Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 закрепил восемь случаев, когда накладную разрешено оформлять на бумаге: перевозки специальных грузов, включая военные; сделки с иностранными контрагентами; перевозки для личных нужд граждан; перевозки между филиалами одной компании; отсутствие интернета в точке погрузки и ряд других. На случай сбоев ГИС ЭПД готовится и «аварийный режим» — временная бумажная схема, чтобы грузы не останавливались из-за технических проблем.

С путевыми листами мягче: бумажные остаются легальными и после 1 сентября. Обязательный электронный путевой лист введён только для перевозок маркированного алкоголя — пива, сидра, медовухи, пуаре и спиртосодержащей непищевой продукции (постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944). Всем остальным ЭПЛ пока добровольный выбор.

Внимание, торговцы пивом и сидром: если вы возите маркированный алкоголь, с 1 сентября путевой лист у вас должен быть только электронным. Это единственная сфера, где бумажный ЭПЛ не принимается.

Штрафы: у бизнеса есть время до марта 2027

Переход сделан поэтапным. До 1 марта 2027 действует нештрафуемый период: если инспектор ГИБДД на дороге обнаружит бумажную накладную вместо электронной, он ограничится устным замечанием. Эти месяцы даны, чтобы перестроить процессы, — пользоваться ими стоит активно, а не в режиме «разберёмся потом».

С 1 марта 2027 санкции станут реальными. За отсутствие ЭТрН или предъявление документа не в установленной форме водителю грозит штраф 500 ₽ по ч. 2 ст. 12.3 КоАП. Должностным лицам — от 10 000 до 20 000 ₽, компаниям — до 250 000 ₽. Штраф может выписываться за каждый рейс отдельно, поэтому парк из нескольких машин рискует собрать шестизначные суммы за одну проверку.

За документами следят не только на дорогах. ФНС получает накладные из ГИС ЭПД автоматически и сверяет их с бухгалтерским учётом: если «возили» в системе больше, чем «оплатили» в декларациях, — это повод для вопросов и доначислений. Кроме того, с 1 марта 2026 экспедиторы обязаны числиться в реестре на платформе «ГосЛог», а с 1 марта 2027 туда же внесут и перевозчиков.

Что ЭПД даёт малому бизнесу

Помимо того, что электронные документы теперь обязательны, у них есть и практические плюсы. Скорость: не нужно печатать, сканировать и гонять бумагу курьерами — получатель подписывает сразу на месте, отгрузка закрывается быстрее. Прозрачность: статус перевозки виден всем сторонам онлайн, и спор «груз не доехал» решается по записи в системе, а не по воспоминаниям. Экономия: меньше расходов на печать, хранение архива и пересылку оригиналов. Налоговая безопасность: ФНС видит документы напрямую, поэтому при проверке меньше вопросов к «первичке» — она уже в системе.

Как подключиться: пять шагов

  1. Проверьте электронную подпись. Подходит УКЭП руководителя — её выдают бесплатно в налоговой — или подпись через бесплатное приложение «Госключ»: Минцифры разрешило подписывать перевозочные документы им с 1 сентября 2026 года.
  2. Выберите способ обмена. Регистрироваться в самой ГИС ЭПД не нужно — требуется договор с оператором электронного документооборота (реестр аккредитованных операторов есть на сайте ФНС). Операторы у отправителя и получателя могут быть разными, они сами передадут документы в систему. Если работаете в 1С — обновите конфигурацию, оформление ЭТрН уже встроено.
  3. Оформите МЧД. Если документы подписывает не руководитель, выпустите на сотрудника машиночитаемую доверенность — без неё подпись не примут.
  4. Проведите тестовую перевозку. Первую ЭТрН отправьте с лояльным контрагентом до боевого рейса: проверьте, как подписываются части документа отправителем, перевозчиком и получателем и где смотреть статусы.
  5. Инструктируйте водителей. Водитель должен уметь показать электронный документ инспектору со смартфона и знать, что до 1 марта 2027 бумажная накладная в бардачке штрафом не обернётся.
Если вы только заказываете доставку у поставщиков и сами ничего не возите, настраивать свой ЭДО не обязательно: достаточно получить подпись и уметь подписывать приходную часть ЭТрН. Спросите у основных поставщиков, через каких операторов они работают, — так проще всего договориться о тестовой отправке.

Главное

  1. С 1 сентября 2026 коммерческие грузоперевозки оформляются электронной транспортной накладной через ГИС ЭПД — по закону № 140-ФЗ.
  2. Бумага осталась в восьми исключениях по приказу Минтранса № 262; путевые листы — по-прежнему бумажные, кроме перевозок маркированного алкоголя.
  3. До 1 марта 2027 действует нештрафуемый период: инспектор ограничится устным замечанием.
  4. Дальше — штрафы: водителю 500 ₽, должностным лицам 10–20 тыс. ₽, компаниям до 250 тыс. ₽, и выписывать их могут за каждый рейс.
  5. Для подключения нужны подпись (УКЭП или «Госключ»), договор с оператором ЭДО и МЧД, если подписывает не руководитель.